会社で給与業務に携わっている方に質問ですが、現在給料王ソフトサポート付き(バックアップ容量1GB)を使っています。退職者社員を含めて273名おります。バックアップするには最低300MBが必要な状態、毎月完全バックアップ、都度圧縮バックアップの2パターンで実施しておりますが、すぐに容量がパンパンになってしまいます。そこで、過去の退職者(5年より前)のデータを削除してもいいかなと考えておりますが、退職者の給料データは必要でしょうか。

退職者の給料データを保持するかどうかは、いくつかの要因に依存します。まず、法的な要件があるかどうかを確認する必要があります。日本では、労働基準法に基づき、賃金台帳は3年間保存することが義務付けられています。したがって、5年以上前の退職者のデータは、法的には削除可能です。ただし、税務調査や労働基準監督署の調査など、突発的な調査に備えて、これらのデータを一時的に保存しておくことも考慮すべきです。また、退職者の給料データは、退職金の計算や年金の計算などにも使用される可能性があるため、これらの目的で必要となる場合もあります。したがって、データの削除を決定する前に、会社の内部規定や労働組合との協議、そして法的な観点から慎重に検討することが重要です。また、データのバックアップ容量が不足する場合、バックアップの頻度を見直したり、クラウドストレージなどの外部ストレージを利用することも解決策として考えられます。