仕入伝票と納品書の照合について、勤め先では以下2パターンの仕入れがあります。①工場で使う原料の仕入れ、②卸売りする商品の仕入れ。①はモノが工場に届いた時点で伝票入力（仕入計上）し、②は納品書を入手した際に伝票入力（仕入計上）しています。①は後日郵送等で届いた納品書と、システム上の仕入伝票とを目視で照合するのですが、伝票入力よりも納品書の入手が後になる場合は照合が済んでる伝票と済んでない伝票の管理はどのように行うのが一般的ですか？現在は、荷物に貼付されている金額記載のない出荷伝票を仕入先毎にファイリング→納品書を入手して照合が済んだら出荷伝票を破棄→締め日付近に仕入先毎に出荷伝票が残っていないか確認→あれば仕入先に納品書の発行を促すという手順を取っています。「出荷伝票が残っている＝仕入伝票と納品書の照合が済んでいない」という管理で、アナログで分かりやすい反面効率的とは言えず、もっと良い方法を探しています。他社ではどのように管理しているのか参考にしたいです。

仕入伝票と納品書の照合は、企業の在庫管理や財務管理において非常に重要なプロセスです。特に、あなたのように2つの異なる仕入れパターンがある場合、効率的な管理方法を確立することが不可欠です。一般的に、このような状況では、以下のような方法が採用されることが多いです。

1. システム化された在庫管理ソフトウェアの導入: これにより、仕入伝票と納品書の自動照合が可能になります。ソフトウェアは、納品書が到着した時点で自動的に仕入伝票と照合し、差異があれば即座に通知します。これにより、手動での照合作業を大幅に削減できます。

2. 仕入先との連携強化: 仕入先との間で、納品書の発行と伝送のタイミングを明確にすることが重要です。例えば、納品書は必ず商品到着後24時間以内に発行する、といったルールを設けることで、照合作業のタイムラグを最小限に抑えることができます。

3. 電子納品書の利用: 紙の納品書ではなく、電子納品書を利用することで、納品書の入手と照合作業を迅速に行うことができます。電子納品書は、システムに直接取り込むことができるため、手動入力の手間が省けます。

4. 定期的な在庫チェックとリマインダーの設定: 締め日付近に定期的に在庫チェックを行い、未照合の仕入伝票がないか確認することが重要です。また、システムにリマインダーを設定し、未照合の伝票がある場合に自動的に通知することで、管理の効率化を図ることができます。

5. 仕入先毎の管理方法の最適化: 仕入先毎に異なる管理方法を採用することも一つの手です。例えば、納品書の発行が遅れる仕入先に対しては、定期的に連絡を取り、納品書の発行を促すなど、仕入先毎に最適な管理方法を模索することが重要です。

これらの方法を組み合わせることで、仕入伝票と納品書の照合作業を効率化し、管理の精度を向上させることが可能です。特に、システム化された在庫管理ソフトウェアの導入は、長期的に見て非常に有効な手段となります。