人事課スタッフですが、育休給付金の電子申請で、支給決定通知書と次回支給申請日指定通知書(事業主通知用)がWebで届きます。支給決定通知書は職員に郵送してスキャン保存していますが、次回支給申請日指定通知書はどのように保存していますか？また、育休者が多数いるため、復帰後に産休育休中の健保年金ハローワークからの大量の書類もスキャンしてパソコン保存していますが、原本(紙ベース)はドッジファイルに閉じて倉庫に保管しているのでしょうか？

育休給付金の次回支給申請日指定通知書の保存方法については、各施設の内部規定やファイリングシステムに依存します。一般的には、電子データとして保存することが推奨されています。これにより、データの検索や管理が容易になり、紙の保管に伴うスペースや管理コストを削減できます。具体的には、PDF形式などで保存し、適切なファイル名を付けてデータベースに登録することが考えられます。

また、大量の書類の原本については、紙の保管はスペースを取り、管理が煩雑になるため、電子化が進められています。しかし、法的な原本の保管義務がある場合もあるため、その場合はドッジファイルに閉じて倉庫に保管することが一般的です。保管場所は防火設備の整った安全な場所が望ましいです。保管期間が終了したら、適切な廃棄方法をとることも重要です。

これらの方法は、各施設のポリシーや法的要件により異なるため、具体的な方法については、人事部門や法務部門に確認することをお勧めします。