取引企業へのメール内容について 私は事務職をしています。やりとりをしている企業の代わりに申請代行業務なども行っており、書類作成に必要な書類提出を企業へ依頼したります。その際にメールで必要書類を明記した上、最後に「お忙しいところ恐縮ですが、○/○までのご提出を協力お願いいたします」と記載しやり取りを行っているのですが、とある企業の社長がこの文面にえらく腹を立てたそうです。 私としては全く理由が分からず、理解もできません。どの様な業務に対しても期日というものは必須で有ると思います。工事現場であれば期日までに工程を組んで作業しますよね。間に合うように作業していくはずです。 この指摘を受けて、改めてメール内容を見返してみましたが当り障りない内容では？としか思えませんでした。 上司からは、今後は期日の設定はしないようにしようと言われましたが納得ができません。 他の皆さんはどのようにやり取りされているのでしょうか。

取引企業へのメール内容についてのご質問にお答えします。まず、ビジネスメールにおいては、相手の立場や感情を考慮した丁寧な表現が求められます。特に、期日の設定や依頼事項については、相手の負担を最小限に抑えるよう配慮することが大切です。

ご質問者様のメールでは、「お忙しいところ恐縮ですが」という表現は一般的には問題ありませんが、「○/○までのご提出を協力お願いいたします」という部分が問題となった可能性があります。この表現は、相手に強制的な感じを与えることがあり、特に社長などの立場の方には不快感を与えることがあります。

他の方がどのようにやり取りされているかという点ですが、一般的には以下のような表現が用いられます。

1. 柔軟な期日設定：「○/○までにご提出いただけますと幸いですが、お忙しい中大変恐縮ですので、ご都合の良い日程をお知らせください。」
2. 感謝の表現：「お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご協力いただけますと大変助かります。」
3. 具体的な理由の説明：「○/○までにご提出いただけますと、次の工程にスムーズに進めることができますので、ご協力をお願い申し上げます。」

これらの表現は、相手の立場を尊重し、協力を依頼する際にも相手の負担を考慮したものとなっています。

また、上司から期日の設定をしないようにという指示については、期日がないことで作業が滞るリスクもありますので、柔軟な期日設定を提案することも一つの解決策です。

ビジネスメールは、相手との信頼関係を築くための重要なツールです。常に相手の立場を考え、丁寧で誠実なコミュニケーションを心がけることが大切です。