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小さい会社の事務員として就職しました。電話がかかってきたら、社長に繋ぐのですが、社長に繋ぐときは、「社長にお繋ぎいたします、少々お待ちいただけますか?」でよいのでしょうか?社長に繋ぐ際、社長が電話中のときは何と言えばよいでしょうか?社長不在で、いつ帰るか分からないときは何と言えばよいでしょうか?また、戻り次第お電話差し上げましょうか?と提案するか、自分が用件を聞くかどちらが正しいですか?社長に繋ぐ際、お手洗い中で2、3分で戻りそうなときは、保留にして繋ぐか、席を外していると伝えるかどちらが正しいですか?

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対策と回答

2024年11月17日

小さい会社の事務員として電話対応を行う際の適切な対応方法について解説します。

  1. 社長に繋ぐときの言葉遣い
    「社長にお繋ぎいたします、少々お待ちいただけますか?」という表現は丁寧で適切です。このように、相手に対して敬意を示し、待っていただく旨を伝えることが重要です。

  2. 社長が電話中の場合
    「ただいま社長は電話中です。少々お待ちいただけますでしょうか、それとも折り返しお電話させていただきますか?」と伝えると良いでしょう。これにより、相手に待つか、後で電話するかの選択肢を与えることができます。

  3. 社長が不在の場合
    「ただいま社長は外出中です。戻り次第お電話差し上げましょうか?」と提案するのが一般的です。ただし、用件が重要であれば、「用件を伺っておきますので、社長が戻り次第お伝えいたします」という形で、事務員が用件を聞くことも可能です。

  4. 社長がお手洗い中の場合
    「ただいま社長は席を外しております。2、3分後には戻る予定ですので、その際にお電話させていただきますか?」と伝えるのが適切です。保留にするよりも、具体的な時間を伝えることで、相手に待っていただくことを丁寧にお願いできます。

これらの対応は、相手に対する敬意を失わず、かつ迅速かつ効率的に問題を解決するためのものです。常に相手の立場に立って考えることが、良好なコミュニケーションを維持する鍵となります。

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