10社ほどの他社様との会議の議事録を作成し、他社様に修正があれば、ということで、議事録案データを各社に送付しましたら、そのうちの1社が他の会社様の意見等も書き換えてきました。普通、自社の分しか修正しないのが妥当と思いますが、みなさまどう思われますか？

議事録の修正に関して、通常は各社が自社の発言内容についてのみ修正を行うことが一般的です。そのため、他社の発言内容を修正することは、基本的には適切ではありません。これは、他社の発言内容を修正することが、その会社の意見や立場を変更することになりかねないためです。また、議事録は会議の記録であり、客観的な事実を記録するものであるため、他社の発言内容を勝手に修正することは、会議の透明性を損なうことにもなります。

しかし、その修正が誤字脱字の訂正や、明らかな誤解に基づくものであれば、他社の発言内容についても修正が必要な場合があります。その場合は、修正内容について事前に各社に確認を取ることが重要です。

このような状況に遭遇した場合、まずはその会社に対して、修正内容についての説明を求めることが適切です。そして、その修正が適切かどうかを判断するために、他の会社にも意見を求めることが必要です。その結果、修正が不適切であると判断された場合は、その修正を元に戻すことを提案することができます。

また、今後同様の問題を防ぐために、議事録の修正に関するルールを明確に定めることも重要です。例えば、各社が自社の発言内容についてのみ修正を行うことを明記する、修正内容については各社の合意が必要であることを明記するなどのルールを設けることが考えられます。これにより、議事録の修正に関する混乱を防ぐことができます。