業務改善について良い案を教えてください。現状がかなり属人化しており、グループワークができればいいなと思いつつ会社からの要望にデメリットしか思いつきません。現状、2人で受注を捌いています。担当企業が決まっており、自分の担当企業からの問い合わせは自分のメールに送られてきます。毎日約200件/1人あたりほどのメールが来ます。大枠は同じですが、企業ごとに少しずつ対応方が違います。内1人のみ残業が続いています。会社の要望は、2人から3人へ人数を増やし、全企業を3人で捌くことです。考えてしまうデメリットは、受注を受けるメールを一つにした場合、確認作業だけで、かなりの時間がとられること、結局、元々担当していた企業がやりやすく、担当外だった企業は手を出しにくいこと、捌くスピードに差があるため、業務量の平準化にはならないこと、ダブらないよう誰が何をやっているか都度確認が必要なことです。長々と申し訳ありませんがグループワークを進めるに当たっていい案がありましたら教えてください。そもそもメールを使っているのがダメなのか、要望だけ言われて役職者でもない現場に丸投げされてるのがダメなのか。

業務改善において、属人化を解消し、グループワークを効果的に進めるためには、いくつかの戦略を考えることが重要です。まず、メールの管理方法を見直すことが必要かもしれません。現在、各担当者が個別にメールを受け取っているため、情報の共有が難しくなっています。これを解消するために、共通のメールアドレスを設定し、全員がアクセスできるようにすることが考えられます。これにより、誰がどのメールに対応しているかを把握しやすくなり、業務の透明性が向上します。

次に、業務の標準化を進めることが重要です。企業ごとに対応方法が異なる現状を改善し、共通のプロセスやテンプレートを作成することで、新しいメンバーでも迅速に業務に取り組めるようになります。これにより、業務量の平準化も期待できます。

さらに、チーム内でのコミュニケーションを強化するために、定期的なミーティングを設けることが有効です。これにより、誰が何を行っているかを共有し、業務の重複を防ぐことができます。また、ミーティングを通じて、各メンバーの進捗状況や問題点を把握し、迅速に対応することが可能になります。

最後に、業務の効率化を図るために、ITツールの導入を検討することも重要です。例えば、タスク管理ツールやコミュニケーションツールを導入することで、業務の進捗状況をリアルタイムで把握し、迅速に対応することができます。

これらの戦略を実施することで、属人化を解消し、グループワークを効果的に進めることが可能になります。また、会社からの要望に対しても、具体的な改善策を提示することで、現場の負担を軽減し、業務の効率化を図ることができるでしょう。