個人情報保護法において、個人情報の定義は「生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）」とされています。ご質問のように、特定の個人が現在入居しているかどうかを確認する質問は、その個人を特定する情報を求めるものであり、個人情報保護法の適用対象となる可能性があります。

しかし、個人情報保護法は、個人情報の適正な取り扱いを確保することを目的としており、その適用にあたっては、情報の利用目的、利用方法、およびその必要性などが総合的に判断されます。公務員としての業務上、住民の居住状況を把握することが必要であり、そのために管理会社や管理組合に対して質問を行う場合、その目的が正当であれば、個人情報保護法違反とはならない可能性があります。

ただし、個人情報の取り扱いにあたっては、利用目的の明確化、利用の制限、安全管理措置の実施、第三者提供の制限など、個人情報保護法に定める各種の義務を遵守する必要があります。また、管理会社や管理組合に対して質問を行う際には、その質問が個人情報保護法に抵触しないよう、法的な観点から慎重に判断することが求められます。

具体的な判断については、個人情報保護に関する専門家の意見を聞くことや、関係機関に相談することが望ましいでしょう。また、管理会社や管理組合との間で、個人情報の取り扱いに関するルールや手続きを明確にすることも重要です。これにより、個人情報保護法に基づく適切な情報管理が可能となり、法的なリスクを最小限に抑えることができます。