仕事の連絡事項で、自分はきちんと伝えているのに、相手は聞いていないと言われる事があります。聞いていないと言われると、自分が悪者になるのが納得できません。言った言わないを防ぐには、どうすれば良いですか？

職場において、自分がきちんと伝えた情報が相手に伝わらないという問題は、多くの人が経験する共通の悩みです。このような状況を防ぐためには、以下のような対策が有効です。

まず、伝達方法の見直しが重要です。口頭だけでなく、メールやチャット、書面など、複数の方法で情報を伝えることで、確実に相手に伝わるようにしましょう。特に重要な情報については、複数の伝達手段を用いることで、情報の漏れを防ぐことができます。

次に、確認のプロセスを設けることも大切です。情報を伝えた後、相手に「理解したか」「確認してもらえるか」という確認の質問をすることで、相手が本当に情報を受け取ったかを確認できます。これにより、相手が情報を見落としていた場合に早期に気づくことができます。

さらに、文書化することも有効です。重要な連絡事項については、メモや議事録、報告書などを作成し、共有することで、後から参照できるようにします。これにより、「言った言わない」の問題を客観的に解決することができます。

また、コミュニケーションのスキルを向上させることも重要です。積極的にコミュニケーションのトレーニングを受けたり、本やセミナーで学んだりすることで、より効果的な情報伝達が可能になります。

最後に、相手の状況を理解することも忘れてはいけません。相手が忙しい時間帯や、気が散っている状況で情報を伝えると、相手が情報を受け取れないことがあります。そのため、相手の状況を考慮して、適切なタイミングで情報を伝えることも大切です。

これらの対策を実践することで、「言った言わない」の問題を効果的に防ぐことができます。職場において、円滑なコミュニケーションは仕事の効率化や人間関係の向上につながりますので、日頃から意識して取り組むことが大切です。