会社で拠点間でオンライン会議を毎日してまして、単発のものから定例会議もあり、会議ではPLの私が進行役をしてますが、参加者の反応がいつもイライラします。ご意見と、良い解決方法を教えて下さい。

対策と回答

2024年11月17日

オンライン会議における進行役の役割は非常に重要であり、参加者の反応がイライラするという問題は多くの人が経験する共通の課題です。以下に、この問題を解決するためのいくつかの方法を提案します。

事前の準備とアジェンダの明確化：会議の目的とアジェンダを明確にし、事前に共有することで、参加者が会議の流れを理解し、準備をする時間を与えることができます。これにより、会議中の無反応や遅延が減少する可能性があります。
参加者の積極的な参加を促す：会議の冒頭で、参加者に対して積極的な発言を促すように言葉を選ぶことが重要です。例えば、「皆さんからの意見をお聞かせください」という言葉を使うことで、参加者が発言しやすい雰囲気を作り出すことができます。
テクノロジーの活用：オンライン会議ツールには、投票やリアクション機能など、参加者の反応を促す機能があります。これらの機能を活用することで、無言のまま進行することを避けることができます。
会議の構造化：会議の各セクションに時間制限を設け、進行役がタイマーを使って時間管理をすることで、会議が円滑に進むようにすることができます。また、各セクションの終わりには、参加者に対して質問や確認事項があるかどうかを確認することを習慣づけることも有効です。
フィードバックの取り入れ：会議後に参加者からのフィードバックを求めることで、会議の進行方法や参加者の反応について改善点を見つけることができます。定期的なフィードバックは、会議の質を向上させるための重要なステップです。
リーダーシップの強化：進行役としてのリーダーシップを強化することも重要です。会議の目的を明確にし、参加者がその目的に向かって進むように導くことで、会議の効率を高めることができます。