職場でのコミュニケーションにおいて、波風を立てずに状況を説明するためには、まずは冷静さと客観性を保つことが重要です。あなたの場合、メール送信のエラーについて報告する際に、過去の指示に基づいて行動したことを明確に伝える必要があります。そのためには、以下のようなアプローチが有効です。

1. 事実を淡々と伝える: 「先日のメール送信で1人だけエラーが発生しました。この問題は2ヶ月前から発生しており、その際に○○さんから『エラーのままにしておき、誰かに聞かれたら状況を説明する』という指示を受けていました。そのため、今回も同様の対応を取りました。」という形で、事実と過去の指示を明確に伝えます。

2. 問題解決の提案: 「今後の対策として、エラーが発生した場合の具体的な対応方法を確認したいと思います。例えば、エラーが発生した場合はすぐに報告するか、あるいは別の方法で再送信を試みるかなど、どのような対応が望ましいでしょうか？」と、問題解決のための提案を行います。

3. 感謝の気持ちを伝える: 「先日は私が休んでいる間にメール送信を代行していただき、本当にありがとうございました。」と、感謝の気持ちを伝えることで、対話の雰囲気を和らげます。

このように、事実を明確に伝えつつ、問題解決のための提案や感謝の気持ちを交えることで、波風を立てずに状況を説明することができます。また、今後のためにも、エラーが発生した場合の対応方法を明確にしておくことが重要です。