書類の発送先を間違える問題に対する対応策として、以下のような方法が考えられます。

まず、発送先の情報を一元管理するシステムを導入することが重要です。これにより、発送先の情報を一箇所で管理し、新規の発送先情報も迅速に登録できるようになります。このシステムは、営業部門や受付部署と連携して、発送先情報の更新や確認を行うことができます。

次に、発送前のダブルチェックシステムを導入することも有効です。具体的には、発送物の作成とチェックを別の人が行うことで、ミスを減らすことができます。また、発送前に発送先情報を再度確認することで、間違いを防ぐことができます。

さらに、発送先情報の管理を効率化するために、発送先情報のテンプレートを作成することも考えられます。これにより、新規の発送先情報を登録する際に、テンプレートに従って入力することで、間違いを減らすことができます。

最後に、発送先情報の管理を効率化するために、発送先情報のデータベースを作成することも考えられます。これにより、発送先情報を一元管理し、迅速に検索することができます。

以上のような対応策を実施することで、書類の発送先を間違える問題を解決することができます。