全く新しい機械を開発する会社で、営業がお客様からのヒアリングを元に見積もりを作成していますが、想定予算の4倍になってしまうことがあります。このような見積もりの甘さを防ぐためにはどうすればよいでしょうか？また、最初から図面を描いてからの契約にした方が良いのでしょうか？

新しい機械の開発において、見積もりの甘さが原因で想定予算を大幅に超過する問題は、多くの企業が直面する課題です。この問題を解決するためには、以下のような対策が考えられます。

まず、営業と設計部門の連携を強化することが重要です。営業がお客様からのヒアリングを元に見積もりを作成する際に、設計部門の専門家が参加することで、技術的な観点からも見積もりを精査することができます。これにより、技術的な制約や潜在的なコスト増を事前に把握し、より正確な見積もりを作成することが可能になります。

次に、見積もりのプロセスを見直すことも有効です。例えば、見積もりの際には、必ず複数のシナリオを想定し、それぞれのシナリオにおけるコストを算出することが推奨されます。これにより、最悪のケースを想定した上での見積もりが可能になり、想定外のコスト増に対するリスクを低減することができます。

また、図面を描いてからの契約にすることも一つの解決策です。図面を描くことで、具体的な設計内容が明確になり、それに基づいたコスト計算が可能になります。ただし、この方法は顧客との交渉において、契約までのプロセスが長くなる可能性があるため、顧客との信頼関係やプロジェクトの緊急性を考慮する必要があります。

さらに、定期的なプロジェクトレビューを行い、進捗状況とコスト状況を常に把握することも重要です。これにより、想定外のコスト増が発生した場合に、早期に対応することができます。

以上のように、見積もりの甘さを防ぐためには、営業と設計部門の連携強化、見積もりプロセスの見直し、図面作成後の契約、そして定期的なプロジェクトレビューなど、複数の対策を組み合わせることが必要です。これにより、より正確な見積もりを行い、想定外のコスト増を防ぐことが可能になります。