新卒社会人でIT企業に勤めています。お客様からの問い合わせを要約し、先輩に引き継ぐ際、内容を上手く要約できないことが多いです。どうすれば上手く内容を要約することができるでしょうか？

新卒社会人としてIT企業で働く中で、お客様からの問い合わせを要約し、先輩に引き継ぐ際に困難を感じることはよくあることです。以下に、効果的な要約方法をいくつか提案します。

1. メモを取る習慣をつける

電話を取る際には、必ずメモを取るようにしましょう。メモを取ることで、お客様の言った内容を忘れることなく、後から見直すことができます。特に、お客様の名前、問い合わせの日時、具体的な問題点や要望などを詳細に記録しましょう。

2. ポイントを絞る

お客様の問い合わせ内容を要約する際には、ポイントを絞って伝えることが重要です。例えば、「お客様は○○という機能について、××という問題が発生しているとおっしゃっています」といった具合に、具体的な問題点や要望を明確に伝えましょう。

3. 自分の言葉でまとめる

お客様の言葉をそのまま引用するのではなく、自分の言葉でまとめることも効果的です。その際には、お客様の意図を正確に理解し、それを自分の言葉で表現するようにしましょう。例えば、「お客様は○○という機能が使いにくいと感じているようです」といった具合に、お客様の意見を要約します。

4. 先輩に確認する

要約した内容を先輩に伝える際には、必ず先輩に確認するようにしましょう。例えば、「お客様は○○という機能について、××という問題が発生しているとおっしゃっていますが、この内容でよろしいでしょうか？」といった具合に、先輩に確認することで、内容の正確性を確認することができます。

5. 経験を積む

要約のスキルは、経験を積むことで向上します。同じような問い合わせを何度も取ることで、お客様の言った内容を要約するスキルが向上します。また、先輩の要約の仕方を見習うことも効果的です。

以上の方法を実践することで、お客様からの問い合わせを上手く要約し、先輩に引き継ぐことができるようになるでしょう。