中小企業の総務人事で働いています。様々なシステムを使い手続き等をするのが主な仕事です。システムのアップデートや法律改正が頻繁にあるため、社員によって習熟度に差があります。例えばAさんは既に知っている情報を、Bさんは知らなくて、サポートセンターに電話してAさんの何倍もの時間をかけて手続きを終えるという感じです。要は、この時はこうするというようなQ&Aをつくりたいのです。欲を言えばキーワードを入れたら答えがヒットするような。キントーンなどを導入すれば、カスタマイズしてそういったものを作れると思いますが、中小でそのような費用はかけられません。Excelで作成するくらいしか思い浮かばず、他に何か良い方法があれば教えて頂きたいなと思いこちらに質問してみました。

中小企業の総務人事で、システムのアップデートや法律改正に対応するためのQ&Aシステムを低コストで構築する方法についての質問ですね。まず、Excelを使用することは確かに一つの選択肢ですが、より効率的な方法を探ることも可能です。以下にいくつかの提案をします。

1. GoogleフォームとGoogleスプレッドシートの組み合わせ: Googleフォームを使用してQ&Aを収集し、Googleスプレッドシートで管理する方法があります。これにより、フォームの回答をリアルタイムでスプレッドシートに反映させることができ、チーム全体で共有することが容易になります。

2. Wikiシステムの利用: 無料または低コストのWikiシステムを導入することも考えられます。例えば、MediaWikiやDokuWikiなどがあります。これらのシステムはカスタマイズが可能で、社内の知識を体系的に整理し、検索機能を持っているため、キーワード検索で必要な情報をすぐに見つけることができます。

3. チャットボットの活用: チャットボットを導入することも一つの方法です。例えば、GoogleのDialogflowやMicrosoftのBot Frameworkなどを使用すると、簡単なQ&Aシステムを構築することができます。これにより、社員がいつでも質問に答えられるようになり、サポートセンターへの問い合わせを減らすことができます。

4. 社内ポータルの活用: 既存の社内ポータルシステムを活用し、Q&Aセクションを設けることも考えられます。これにより、社員が社内ポータルにアクセスするだけで必要な情報を得ることができます。

これらの方法はいずれも低コストで実現可能であり、中小企業の環境に適しています。また、これらのシステムは社内の知識を体系的に整理し、効率的に共有することができるため、社員の習熟度の差を縮めることにもつながります。