営業所の建て替えに伴う移転について、総務がすることを教えてください。建て替えの間は、仮事務所で業務をするそうです。総務がすることについて、具体的に教えてください。

営業所の建て替えに伴う移転は、総務部門にとって大きな課題です。以下に、総務が行うべき具体的なタスクを詳述します。

1. 通信設備の移設と設定変更:

• NTTに新しい電話番号とFAX番号の取得を依頼します。
• 電話交換機の移設を電話設置業者に依頼し、新しい番号での再設定を行います。

1. セキュリティの確保:

• 新しい事務所のセキュリティを警備会社に依頼し、必要な措置を講じます。

1. オフィス機器の設定変更:

• 複合機の設定変更を行い、新しい事務所での使用に対応します。

1. インフラの変更:

• 水道、ガス、電気のインフラの変更を行い、廃棄物回収の契約を新しい住所に変更します。

1. 従業員の通勤手当変更:

• 従業員の通勤手当を新しい事務所の住所に基づいて変更します。

1. パートタイマーへの対応:

• パートタイマーの勤務地変更に関する調整を行います。

1. 取引先への連絡:

• 取引先に対して、新しい住所や連絡先情報を通知します。

1. 仮事務所の設定:

• 建て替え期間中の仮事務所の設定を行い、必要な機器や備品の移設を計画します。

1. 従業員への情報提供:

• 従業員に対して、移転計画や新しい事務所の情報を提供し、不安を解消します。

1. 契約書類の更新:
   • 新しい住所に基づいて、各種契約書類や登記情報を更新します。

これらのタスクを効率的に進めるためには、事前の計画と従業員や関係者との十分なコミュニケーションが不可欠です。総務部門は、移転に関する全てのプロセスを円滑に進めるために、細心の注意を払いながら進める必要があります。