業務で作成したデータの権利については、日本の著作権法により、職務著作物として扱われることが一般的です。職務著作物とは、職務上作成された著作物で、その著作権は原則として使用者（会社など）に帰属します。ただし、これはあくまでも原則であり、個別の契約や就業規則によって異なる場合があります。

ご質問のケースでは、退職を控えた社員が作成したデータについて、その使用を制限される可能性があります。このような場合、まずは会社の就業規則や社内規定を確認し、データの権利に関する明確な規定があるかを調べることが重要です。規定がない場合や不明確な場合は、法律専門家に相談し、適切な対応策を講じることが推奨されます。

また、社員とのコミュニケーションも重要です。退職する社員の不安や不満を聞き、その背景を理解することで、問題を解決するための共通の土台を築くことができるかもしれません。さらに、今後のために、データの権利や使用に関する明確なルールを就業規則に追加することも検討する価値があります。

このような対処方法により、会社と社員の間の信頼関係を維持しつつ、法的なリスクを最小限に抑えることが可能となります。