業務フローを作成する際に、複数の部門が同一のタスクを実行する場合、各部門の役割と連携方法を明確にすることが重要です。以下に、ご質問の内容に基づいて具体的な書き方を説明します。

①部門Aと部門Bの間で「すり合わせ」をする時の書き方

1. タスクの定義: まず、部門Aと部門Bが共有するタスクを明確に定義します。これにより、各部門が何を期待されているかが明確になります。

2. 責任の明確化: 各部門の責任範囲を明確に記載します。例えば、部門Aはデータの収集と初期分析を担当し、部門Bはそのデータを基に詳細な分析を行う、といった具合です。

3. すり合わせのポイント: 「すり合わせ」が必要なポイントを具体的に記載します。例えば、「部門Aがデータ収集完了後、部門Bにデータを送付し、部門Bは受領後2営業日以内に分析結果を部門Aに返却する」といった形です。

4. 連絡方法: すり合わせの際の連絡方法や担当者を明記します。例えば、「すり合わせは毎週金曜日の15時に行い、連絡は担当者A（部門A）と担当者B（部門B）によるメールで行う」といった形です。

②部門A、部門B、部門C、部門Dの順番で書かれている場合の書き方

1. フローチャートの作成: 各部門のタスクとすり合わせのポイントをフローチャートで表現します。部門Aから部門Dまでの流れを矢印で示し、各部門のタスクをボックスで表します。

2. すり合わせのポイントの強調: 部門Aと部門B、部門Bと部門Dのすり合わせポイントを特に強調します。これには、フローチャート上でこれらのポイントを別の色で塗りつぶしたり、特別な記号を付けたりする方法があります。

3. タイムラインの設定: 各部門のタスクとすり合わせのタイムラインを設定します。例えば、「部門Aのタスクは1週間、部門Bのタスクは2週間、部門Cのタスクは1週間、部門Dのタスクは2週間」といった形です。

4. 連絡方法と担当者の明記: 各すり合わせポイントでの連絡方法と担当者を明記します。これにより、各部門がどのように連携すべきかが明確になります。

以上の方法により、複数部門が関わる業務フローを効果的に作成することができます。各部門の役割と連携方法を明確にすることで、業務の効率化と誤解の防止につながります。