地方公務員として自治体に勤務しています。業務上作成する文書のテンプレートを種類ごとに予め作成し、起案で使う文言を全てシチュエーション別にパッケージ化し、コピペして単語を変えれば使えるようにすること、そしてデータ入力や表作成をマクロで自動化することで、来庁者の対応や電話の対応以外は全て半自動化でき、自席に座っていれば良いだけの状態にできることに気がつきました。実際に職場でそうしている方はいますか？

地方自治体において、業務の効率化は常に求められる課題です。あなたが提案するような文書作成のテンプレート化、文言のパッケージ化、そしてデータ入力や表作成のマクロによる自動化は、確かに業務の効率化に大きく貢献する可能性があります。

実際に、このような取り組みを行っている自治体も存在します。例えば、文書作成のテンプレート化は、標準化された文書の品質を保ちながら、作成時間を大幅に短縮することができます。また、文言のパッケージ化は、起案時のスピードアップとミスの削減につながります。さらに、マクロを利用した自動化は、繰り返し作業の手間を省き、職員の負担を軽減する効果があります。

ただし、これらの取り組みを実施するには、職員のスキルアップやシステムの導入コストなど、いくつかの課題があります。まず、テンプレートやパッケージ、マクロの作成には専門的な知識が必要であり、これを持つ職員がいない場合は、外部の専門家を活用するか、職員の教育・研修が必要となります。次に、これらのシステムを導入するための初期投資が必要であり、予算の確保が課題となることもあります。

しかし、長期的に見れば、これらの取り組みは業務の効率化と職員の負担軽減に大きく寄与し、結果的に市民サービスの向上につながると期待されます。あなたの提案が実現すれば、自治体の業務改革の一助となることでしょう。