秘書検定３級範囲の問題で、秘書Aのところへ、取引先の秘書からメールが届いた。中身をみたがAには関係の無いものであったため、誤送信されたものだと思われる。この場合、Aはどのように対応するのがよいか。次から適当と思われるものをひとつ選べ。①取引先の秘書に、自分宛に間違えて送られたと思われるメールが届いたと電話をかける。②取引先の秘書に、メールが自分宛になっているが、間違いではないかという内容で返信する。③自分の上司に、取引先の秘書からメールが届いたが、心当たりはないかと確認する。④取引先の秘書は、そのうち送り先を間違えたことに気付くだろうから、特に何もせずそのままにしておく。⑤取引先の秘書の上司に、秘書から自分宛に間違えて送られたと思われるメールが届いたと連絡する。答えは②です。③④⑤が間違いなのはわかるのですが、①がなぜいけないのかわかりません。電話だからですか？
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対策と回答
秘書Aが取引先の秘書から誤送信されたメールを受け取った場合、最適な対応は②のように、メールで取引先の秘書に確認することです。これは、メールが記録として残り、後で参照できるため、誤解や混乱を避けるのに役立ちます。一方、①のように電話で連絡することは、口頭でのコミュニケーションは記録が残らず、誤解や情報の欠落のリスクがあるため、推奨されません。また、③④⑤の選択肢は、上司や取引先の上司に連絡することで、問題を過剰に拡大させる可能性があり、適切ではありません。したがって、秘書Aは、メールで取引先の秘書に確認することが最善の対応となります。
よくある質問
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26歳の会社員で、現在一般事務でデータ入力や軽作業をしています。大学時代にワードやエクセルを使っていましたが、現在の仕事では文字入力くらいしか使っていません。最近、何か勉強したいと思い、以下の資格を検討しています。秘書検定、ファイナンシャルプランナー、簿記、MOS、化粧品検定、ITパスポート。この中でおすすめの資格はありますか？趣味の範囲での勉強ですが、せっかくなら少しでも今後役立つものから勉強したいと考えています。·
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美容部員といった美容関係の仕事をやっていきたいと思っているのですが、接客とかインセンティブがあるのは嫌です。なので、それを行わない美容のお仕事ってありますか？たとえば美容カウンセラーやスキンケアアドバイザーといった、お客様からご相談をいただき対応するという形です。自分から商品を売り込むといった営業のようなお仕事は避けたいのですが、できますか？資格は化粧品検定1、化粧品成分検定2を取ろうと考えてます。